IMPORTANTE - ATTIVAZIONE MAIL ISTITUZIONALE ALUNNI NUOVA ISCRIZIONE CLASSI INIZIALI

Circ. n. 232 

Legnano, 23/6/2020 

Alle famiglie degli alunni di nuova iscrizione 

Oggetto: Attivazione utenze istituzionali G Suite per i nuovi alunni delle classi iniziali dell’istituto 

Gentili famiglie,

nel darvi il benvenuto vi informiamo che il nostro Istituto ha attivo il sistema “G Suite for Education”, un insieme di applicativi messi a disposizione da Google per le scuole al fine di facilitare, sostenere e motivare l’apprendimento attraverso le nuove tecnologie. 

L’obiettivo è quello  di ottimizzare, attraverso le tecnologie di rete, l’attività didattica e la circolazione delle informazioni interne, come comunicazioni, documentazione e didattica. Questa “Suite” è costituita da un insieme di applicazioni. Le principali sono: la posta elettronica, i documenti condivisi (Google Drive), il Calendario e Google Classroom (classi virtuali).

Tutti gli alunni del nostro istituto dispongono di un account istituzionale.  L’account G Suite for Education è attivato anche per tutti i docenti dell’Istituto, oltre che per il personale educativo, nel dominio @icsviadeisalici.it

Le applicazioni Google Education consentono di gestire in modo efficace il flusso informativo di carattere didattico dell’istituto, attraverso quattro strumenti principali: la Posta Elettronica, il Calendario, la Gestione Documenti (Drive),  e Google Classroom.  In particolare queste ultime costituiscono un ambiente cloud sicuro, progettato per stimolare in modo specifico gli apprendimenti, per aiutare gli insegnanti a creare e raccogliere i materiali didattici senza ricorrere a supporti cartacei (in funzione di “repository”) e per fornire materiali di studio e di riflessione, anche nella prospettiva della flipped classroom.

Le applicazioni Google consentono inoltre la gestione di documenti personali (documenti di testo, fogli elettronici, presentazioni) condivisibili con altri colleghi e alunni.

Queste sono tutte “applicazioni web” o “cloud”, accessibili cioè mediante un semplice browser, senza necessità di installare alcun software sui computer personali. La piattaforma G Suite for Education non include annunci promozionali, e non utilizza mai i contenuti o i dati degli studenti a fini pubblicitari. Essa inoltre ha un valore fortemente inclusivo, in quanto consente agli studenti di imparare a lavorare in modo collaborativo e condiviso.

Allo scopo di aumentare ulteriormente il livello di sicurezza e di privacy degli account personali, occorre modificare la password iniziale fornita dall’Istituto in fase di attivazione dell’account. 

Si ricorda che essendo l’account strettamente personale, la password non potrà essere ceduta a terzi e dovrà essere accuratamente conservata.

Qualora fosse smarrita, è comunque possibile contattare la scuola. 

In questi giorni, in considerazione del momento di emergenza e della necessità di snellire il flusso comunicativo nel pieno rispetto della riservatezza, si è provveduto a creare, in anticipo sui tempi normalmente previsti, un account istituzionale associato anche a tutti gli alunni di nuova iscrizione nelle classi iniziali del ns. istituto (Infanzia, prima Primaria e prima Secondaria di I grado).

Si ricorda inoltre che gli amministratori hanno facoltà di controllare che gli utenti utilizzino il proprio account per usi esclusivamente didattici. In caso di attività anomale, l’account potrà essere in ogni momento bloccato o revocato.

Una volta completato il processo di attivazione, l’alunno potrà accedere gratuitamente a tutte le applicazioni della Google Suite (se collegati direttamente da pc, oppure da scaricare dall’App Store per cellulari e tablet). 

In questa fase sarà possibile ricevere comunicazioni dalla scuola relative all'avvio dell’a.s. 2020/2021 (es. password per accedere alle aree documentali riservate del registro elettronico, info su formazione classi, libri di testo, date e orari utili, eventuali riunioni in Meet, ecc.), mentre in una fase successiva si potranno ricevere gli inviti nelle classi virtuali di Google Classroom e partecipare così attivamente alle eventuali iniziative di didattica digitale organizzate dai docenti. 

Per gli alunni neo-iscritti al ns. Istituto, ma non in classi iniziali, o per qualsiasi problema riscontrato, vi invitiamo a rivolgervi via mail a: segreteria@icsviadeisalici.it

Info privacy: si invitano le famiglie a dare lettura dell’informativa ex art. 13 Gdr che si riporta in calce, e si rimanda a quanto pubblicato sul sito dell'istituto (Bacheca/Avvisi per le famiglie) e sul Registro elettronico in data 11/3/2020. 

Informativa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) relativa ai trattamenti di dati connessi alle attività di didattica a distanza

La presente informativa viene resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, detto anche GDPR.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è l’Istituto nel suo complesso, legalmente rappresentato dal Dirigente Scolastico. I dati di contatto del titolare sono esplicitati nell’intestazione del presente documento.
 

Finalità del trattamento e tipologia di dati trattati
I dati personali sono trattati dal titolare per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell’Ente, che consistono nell’erogazione di un servizio pubblico di istruzione nei modi previsti dalle vigenti leggi e regolamenti, e nello svolgimento delle attività connesse. In particolare, la presente informativa è relativa ai trattamenti di dati connessi alle attività di didattica a distanza. I principali tipi di dati trattati sono i seguenti: credenziali di accesso alla piattaforma di didattica a distanza, indirizzo ip di collegamento, riprese fotografiche e filmiche dei partecipanti alla sessione di formazione a distanza, domande e risposte a domande, commenti vocali, commenti tramite chat, eventuali voti assegnati da parte del docente.

Base giuridica del trattamento

In generale, la base giuridica del trattamento risiede nell’art. 6 comma 1 lettera e) del GDPR, in quanto il trattamento è effettuato da un soggetto pubblico ed è necessario per lo svolgimento delle funzioni istituzionali; per quanto riguarda il trattamento di categorie particolari di dati personali, la base giuridica  risiede nell’art. 9 comma 2 lettere b) e g). Relativamente alle attività di didattica a distanza, la base giuridica è costituita dall’art. 6 comma 1 lettera a) del GDPR.

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento dei dati

Il conferimento dei dati da parte dell’interessato assume carattere di obbligatorietà per poter erogare o per poter usufruire del servizio di didattica a distanza. Il mancato conferimento dei dati o il mancato consenso comporta l’impossibilità di usufruire dei servizi di formazione a distanza. Accedendo alla piattaforma di formazione a distanza l’utente (docente, genitore, alunno) fornisce implicitamente il consenso al trattamento dei dati.

Ambito di comunicazione dei dati

Lo svolgimento delle operazioni di trattamento comporta che i dati possano venire comunicati o portati a conoscenza da parte di soggetti esterni all’ente, che possono agire in regime di autonoma titolarità oppure essere designati in qualità di responsabili del trattamento.

I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale del titolare, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.

In particolare per quanto riguarda le attività di didattica a distanza, i dati personali (comprese riprese fotografiche o filmiche) dei partecipanti, potranno essere portati a conoscenza di ciascuno degli altri partecipanti alla sessione di formazione a distanza.

I dati forniti potranno essere comunicati a soggetti terzi con i quali siano in essere contratti o accordi di servizi finalizzati alla fruizione da parte degli interessati dei servizi stessi. 

In occasione di utilizzo di talune piattaforme informatiche educational (le più note GSuite for Education; Microsoft Education), i dati potranno essere  trasferiti negli USA, nella misura in cui il gestore della piattaforma abbia adottato meccanismi di garanzia come ad esempio le BCR – Binding Corporate Rules (Norme Vincolanti di Impresa) oppure abbia aderito a specifici protocolli (es. Privacy Shield).

Tempo di conservazione dei dati

I dati verranno conservati secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali, ed in ogni caso per un periodo non eccedente quello indispensabile per il perseguimento delle finalità.

Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è il Dott. Giancarlo Favero della Ditta Capital Security Srls (www.capitalsecurity.it), con sede in Via Montenapoleone 8 – 20121 Milano, raggiungibile alla mail giancarlo.favero@capitalsecurity.it o al numero 335-5950674.

Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal titolare, nei casi previsti, l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento). L'apposita istanza è presentata contattando il Responsabile della protezione dei dati Dott. Giancarlo Favero della Ditta Capital Security Srls email giancarlo.favero@capitalsecurity.it, cell. 335-5950674. 

Diritto di reclamo

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

NORME DI COMPORTAMENTO

Si ricorda agli studenti ed ai genitori che anche nell’ambito delle attività di didattica a distanza sono tenuti a rispettare le norme previste in tema di privacy e le seguenti norme di comportamento. Lo studente e la famiglia si impegnano pertanto:

• a conservare in sicurezza e mantenere segreta la password personale di accesso alla piattaforma di didattica a distanza, e a non consentirne l'uso ad altre persone; 

• a comunicare immediatamente attraverso email all’Istituto l’impossibilità ad accedere al  proprio account, il sospetto che altri possano accedervi, ed episodi come lo smarrimento o il furto della password; 

• a non consentire ad altri, a nessun titolo, l'utilizzo della piattaforma di didattica a distanza (es. Google Suite for Education); 

• a non diffondere eventuali informazioni riservate di cui venisse a conoscenza, relative all'attività delle altre persone che utilizzano il servizio; 

• ad osservare le presenti norme di comportamento, pena la sospensione da parte dell’Istituto dell’account personale dello Studente e l’esclusione dalle attività di didattica a distanza e dai progetti correlati; 

• ad utilizzare i servizi offerti solo ad uso esclusivo per le attività didattiche della Scuola;

• a non diffondere in rete le attività realizzate dal docente, con il docente e i compagni;

• a non diffondere in rete screenshot o fotografie relative alle attività di didattica a distanza.

Il docente, lo studente e la sua famiglia si assumono la piena responsabilità di tutti i dati da lui inoltrati, creati e gestiti attraverso la piattaforma di didattica a distanza. 

Accedendo alla piattaforma di formazione a distanza l’utente (docente, genitore, alunno) fornisce implicitamente il consenso al trattamento dei dati.

Il Dirigente Scolastico dott. Simone Finotti